Rudi Myrvang, psykolog, spesialist i organisasjonspsykologi
Hvordan plukker man ut de med størst potensial til å lykkes i arbeidslivet? En god kandidat til en stilling, produserer jevnt over dobbelt så mye som en svak. Derfor er det viktig at vi er nøye på hvem vi velger.
Seleksjon har med utvelgelse av mennesker å gjøre, og inngår som del av en full rekrutteringsprosess.
Ofte benyttes begrepet rekruttering om hele ansettelsesprosessen, fra annonsering til sluttvurderinger. Denne bruken kan sies å være noe unøyaktig.
Rekruttering handler først og fremst om å nå frem til de riktige kandidatene, og gjøre dem interesserte i stillingen, mens seleksjon dreier seg om å plukke ut de med størst potensial for å lykkes.
Hvordan få til en god rekrutteringsprosess?
En god rekrutteringsprosess starter med en stillingsanalyse som er en kartlegging av stillingen som skal besettes.
Sluttproduktet er som oftest todelt: en stillingsbeskrivelse og en kravprofil. Stillingsbeskrivelsen gir et overblikk over stillingens ansvarsområder, dens plass i organisasjonshierarkiet, lønnsnivå, rapportering og lignende.
Analyse av hvem man søker
Kravprofilen er en analyse av hvem som ansees å passe inn i stillingen.
Både stillingsbeskrivelsen og kravprofilen er nyttige når stillingsannonsen skal utformes og publiseringssted skal velges.
Gode stillingsannonser inneholder ikke bare informasjon om arbeidssted og stillingsinnhold, men bidrar til at målgruppen engasjeres. Noe som forutsetter at de riktige kanaler benyttes.
Et teknologiselskap på jakt etter ingeniører, skal ifølge historien best ha truffet målgruppen gjennom en annonse i tegneseriebladet Billy.
Det er relativt liketil og enkelt å utarbeide en stillingsbeskrivelse. Kravprofilen er mer komplisert å utforme, og noe som fordrer spesifikk kompetanse.
En god kravprofil
En god kravprofil er en forutsetning for en treffsikker rekrutteringsprosess.
I og med at kravprofilen gir en oversikt over hvilke faktorer som utdannelse, erfaring, evner, personlighet og mer som er sentrale når kandidatene skal selekteres, gir den også et godt utgangspunkt for valg av seleksjonsmetodikk.
Det er viktig at metodene som velges for å kartlegge kandidatene best mulig henger sammen med kompetansen og egenskapene som er viktige for å lykkes i stillingen.
Ideelt sett bør et antall metoder kombineres på en slik måte at hver faktor som ønskes målt, belyses fra ulike vinkler.
Om samarbeidsevner er viktige, kan så vel et godt strukturert kompetansebasert intervju som en personlighetstest bidra til å avdekke hvem av søkerne som i tilstrekkelig grad lykkes i oppgaver som krever samhandling med andre.
Teste mest til slutt?
Tradisjonelt sett har rekrutteringsprosessen vært lagt opp slik at de mest treffsikre metodene har blitt benyttet mot slutten, når antallet kandidater er lavt. Testverktøy som vil bli beskrevet senere, har typisk blitt tatt frem først i finalistrunden.
Den klassiske prosessen bestod av gjennomgang av søknad og CV, kortere intervjuer med de mest interessante, etterfulgt av lengre og dypere intervju med finalekandidatene, i noen tilfeller supplert av personlighetsinventorier. Selv om en slik tilnærming intuitivt gir mening, er det flere ting som taler mot.
De viktigste valgene tas tidlig
Det kan høres rart ut, men noen av de viktigste beslutningene vil ofte tas tidlig i rekrutteringsprosessen.
Det skjer når vi bestemmer hvem som skal videre. Er prosessen god, bør alle finalekandidatene være i stand til å fylle stillingen. I motsatt fall kan det tenkes at alle finalistene oppleves som gode uten å være det.
Gjennomgang av søknad og CV tar lang tid, kombinert med begrenset treffsikkerhet.
I tradisjonelle prosesser med mange søkere kan konsekvensen lett bli at gode kandidater tas ut av prosessen på tynt grunnlag, rett og slett fordi hovedfokus er å få ned antallet til en mer håndterlig størrelse – ikke å sikre at flest mulig av de beste kandidatene tas med videre.
Selv om søknaden og CV-en helt klart kan gi pekepinn på hvem som ikke bør være med i prosessen, er det langt fra sikkert at dette er den beste måten å identifisere hvem som er best egnet.
Dessverre viser det seg at skolekarakterer i beskjeden grad er i stand til å forutsi hvem som vil lykkes i en jobb.
Nettbaserte løsninger
Moderne Internettbasert data- og testteknologi har gjort det mulig å vurdere langt større antall søkere enn hva som var mulig tidligere.
Teknologien muliggjør nå treffsikre vurdering av store antall søkere – uten menneskelig kontakt, hurtig og til en lav pris.
Det blir stadig vanligere å benytte internettbaserte rekrutteringsløsninger i kombinasjon med testverktøy som administreres over Internett.
Tester
Søkere som bekrefter at de innehar den nødvendige grunnkompetanse, og således er aktuelle for stillingen, siles eller «screenes» ved at de testes med én eller flere evnetester, der et antall av dem med høyest skår tas videre.
Denne tilnærmingen baserer seg på at kandidater med gode evnetestresultater trolig vil ha det beste grunnlaget for å løse arbeidsoppgavene og utvikle seg videre, og følgelig bør tas med videre.
Senere i prosessen, når antallet kandidater er lavere, benyttes de mer omfattende metodene, som CV-gjennomgang, strukturert intervju, ulike øvelser, og i noen tilfeller assessment-sentre.
I og med at disse metodene er ressurskrevende, er det en fordel at de benyttes på kandidater som allerede har vist at de har potensial for å lykkes i stillingen, ikke på kandidater som strengt tatt burde vært luket ut på et tidligere tidspunkt.
De vanligste seleksjonsmetodene
Dette er de mest anvendte metodene i rekrutteringsprosessen for å komme fram til den kandidaten med størst potensiale for å lykkes i stillingen.
Det er godt dokumentert at det vanlige, ustrukturerte intervjuet er lite egnet til å vurdere kandidater for en stilling.
Mens det ustrukturerte intervjuet er lett og ledig i formen, mangler som regel fokus på det som er viktig å kartlegge. I tillegg bidrar mangel på struktur og systematikk til at det er vanskelig å sammenligne ulike kandidater til samme stilling.
Det er også vanskelig å sammenligne kandidater som er intervjuet av ulike intervjuere, da disse vil ha en ulik tilnærming til selve intervjuet.
Denne intervjuformen skiller seg fra sin mer ustrukturerte fetter ved at det har en klar kobling til kompetanser som er identifisert som viktige for stillingen.
Gjennom et fast spørsmålssett for hver kompetanse, kombinert med en standardisert skåringsprosedyre, er det mulig å sammenligne kandidater med høy grad av treffsikkerhet. Også når de er intervjuet av ulike intervjuere.
Personlighetstester er en form for spørreundersøkelse, der kandidaten gjennom å ta stilling til ulike påstander, eller ved å velge alternativer til spørsmål, beskriver egen personlighet.
Det finnes en rekke ulike varianter på markedet, der teoretisk grunnlag, svarformat, skåring og rapporter varierer.
Mens det tidligere var svært stort spenn i kvalitet, har sertifiseringsordningen i regi av Norsk psykologforening og Det norske veritas (DNV) bidratt til at det i dag jevnt over er høyere standard på de fleste inventoriene (tester og kartleggingsverktøy).
Dette er tester som kartlegger kandidatens evner og anlegg. Evner og anlegg regnes som i stor grad å være medfødte, og er mindre trenbare enn for eksempel rene ferdigheter.
Evnetestene kan væregenerelle og spesifikke.
De generelle evnetestene sier noe om generelt evnenivå, eller GMA (General Mental Ability), er sammenfallende med intelligens.
De mer spesifikke evnetestene måler grunnleggende forutsetninger innenfor smalere områder, som numerisk analyse.
Det er bred enighet om at generelt evnenivå er den enkeltfaktoren som best forutsier suksess i arbeidslivet og grunnlag for videre utvikling, noe som da også gjør at disse testene er i ferd med å bli mer utbredt.
Arbeidsprøver og case er prøver som forsøker å etterligne reelle arbeidsoppgaver.
Arbeidsprøver har høy treffsikkerhet, det vil si at de viser god evne til å forutsi suksess i en gitt stilling.
Samtidig gir de lite grunnlag for å si noe generelt om kandidatens potensial, da de er helt spesifikke og kun gir svar på den avgrensede oppgaven.
Arbeidsprøver kan derfor gjerne kombineres med generelle evnetester.
Dette er øvelser som simulerer arbeidsrelaterte situasjoner.
Simuleringsøvelsene kan være individuelle og gruppebaserte.
I begge typer øvelser skal kandidaten gå inn i en rolle og løse en problemstilling.
De gruppebaserte øvelsene vil ofte kartlegge samarbeidsevner og lederegenskaper.
De individuelle gjerne ha mer preg av analyse- og presentasjonsøvelser, mer rettet mot å kartlegge hvor flink kandidaten er til å sette seg inn i komplisert informasjon for deretter å presentere en strategi eller løsning med utgangspunkt i denne.
Når ulike øvelser kombinerer tester og inventorier (kartleggingsverktøy), gjerne også med intervjuer og observatører, kalles det gjerne assessment-senter.
Fordelen med assessment-senteret er at det kan gi et nyansert og treffsikkert bilde av kandidaten.
Ulempen er at det er kostbart og tidkrevende, med strenge krav til opplæring og logistikk.
Mange assessment-sentre lider under at det settes av for lite tid til å trene observatørene, kombinert med for lav bevissthet om feilkildene.
Den tradisjonelle rekrutteringsprosessen er i utvikling, noe som skyldes økt kompetanse blant utøverne, i kombinasjon med mer effektiv, treffsikker og rimelig teknologi.
I denne utviklingen har psykologene vært sentrale blant annet i arbeidet med å utvikle metodikk som forener kravet til brukervennlighet og effektivitet med målerelaterte, såkalte psykometriske kvaliteter.
Psykometri er hjelpemiddel for å kunne kartlegge menneskelige egenskaper.
Psykometrien har blitt en stadig mer sentral del av rekrutteringsfaget, og har ført til at kvaliteten på tilgjengelige kartleggings- og testverktøy jevnt over har blitt bedre.
Samtidig har antallet utøvere med psykologikompetanse økt.
Så får vi se om den kløften som til en viss grad fortsatt finnes mellom den akademiske testpsykologien og den mer praktisk orienterte etter hvert vil forsvinne.
Bruker tester tidligere i rekrutteringen
Det finnes et utall metoder for å vurdere menneskers egnethet i jobbsammenheng.
Tradisjonelt sett har det ustrukturerte intervjuet, gjerne kombinert med referansesjekk, vært regnet som «gullstandarden».
I løpet av de siste 15-20 årene har test- og kartleggingsverktøy blitt mer vanlig, samtidig som intervjuet har blitt strukturert opp. I tillegg snur nå mange organisasjoner sin rekrutteringsprosess på hodet, når testverktøy nå benyttes tidligere og tidligere i prosessen.
Mens det tidligere har vært mest bruk av metoder som beskriver kandidatens typiske eller foretrukne måte å værepå, som intervju og personlighetstester, blir nå metoder som måler hva kandidaten maksimalt kan prestere vanligere. I sistnevnte kategori finner vi evne- og ferdighetstester og noen av simuleringsøvelsene.
Hjelp til rekruttering?
Trenger man hjelp til rekruttering kan det være lurt å sørge for at den som bistår, bruker kvalitetssikrede tester og er sertifisert til å bruke dem.
