Bruk av video og lagring av dokumenter

Sakkyndige skal selv kunne velge sine metoder, inkludert om det er et behov for å bruke video. Av hensyn til personvern må det ikke brukes uten faglig grunn. Det er psykologens faglige ansvar å vurdere bruk av video, uansett om det er etterspurt i mandat eller ikke.

Det kan ikke gjøres opptak uten samtykke fra alle som filmes. Man bør derfor ha et samtykkeskjema til foresatte/andre voksne omsorgspersoner og et til barnet, tilpasset barnets alder og modenhetsnivå. Fagutvalg for rettspsykologi og sakkyndighet (FURS) anbefaler at dette vurderes i hver enkelt sak, også for barn under sju år.

I samtykkeerklæringen skal det gå frem

a) hvordan og hva videoen skal brukes til (skåring, koding), og eventuelt hvem den skal utleveres til, og

b) hva som skal skje når oppdraget er avsluttet/hvordan det skal destrueres.

Sakkyndige kan oppbevare videomaterialet i sine arkiver så lenge det er behov for å arbeide med dette (skåringer, kodinger).

Video kan kun overleveres til oppdragsgiver (retten, fylkesnemnden, barnevernet) hvis det er en del av den sakkyndige rapporten og de som er filmet er informert og har samtykket til at videoen kan bli brukt på den måten. Video skal makuleres når det ikke lenger er behov for den og/eller i henhold til avtalen med de som er filmet.

Samspillsobservasjonene anses ikke som et faktum (et faktisk forhold som er av betydning i et saksforhold), men må fortolkes (skåres, kodes) før det kan vurderes og formidles. Her kan man tenke på parallellen til en IQ-test, hvor den skalerte skåren vanligvis presenteres, men hvor rådataene vanligvis ikke presenteres. Dette gjør at en video ikke kan fremstå som selvstendig bevis, slik en video av politiets avhør vil gjøre (hvor den avhørtes ord er bevis).

Video brukes av den sakkyndige for å kunne utarbeide en så god faglig rapport som mulig. Så lenge videoklipp ikke tas inn som en del av rapporten, skal det ikke fremlegges i retten.

Psykologer som opptrer som sakkyndige har behov for å lagre sakkyndighetsrapporter og underlag (notater, opptak etc.) frem til formålene med behandlingen er oppfylt. Deretter må opplysningene slettes.

Personopplysninger som behandles på oppdrag som sakkyndig for domstolene, reguleres av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven og tvangsfullbyrdelsesloven) og faller utenfor virkeområdet til personopplysningsloven  så lenge saken pågår, jf. personopplysningsloven § 2 b.

Når det foreligger rettskraftig dom i saken, må videre lagring av dokumentene vurderes etter bestemmelsene i personvernforordningen (GDPR). Sakkyndige kan oppbevare dokumenter som er nødvendige for å kunne forsvare seg mot fremtidige rettskrav (søksmål etc.) frem til saken er foreldet.

Når ditt oppdrag er utført og rapport er avlevert

• Vurder hvilke dokumenter du trenger å beholde for å kunne opplyse retten dersom du blir innkalt som vitne i saken.
• Slett dokumenter som er irrelevante og som uansett ikke er egnet til å belyse saken.
• Oppbevar relevante dokumenter inkludert sakkyndighetsrapport frem til det foreligger rettskraftig dom i saken (dvs. når saken ikke lenger kan ankes til en høyere rettsinstans).

• Vurder hvilke dokumenter du trenger å beholde for å kunne forsvare deg dersom du blir saksøkt.
• Slett alle dokumenter som er irrelevante og som uansett ikke vil tjene som bevis for å dokumentere forsvarlig utførelse av oppdraget som sakkyndig.
• Oppbevar relevante dokumenter, inkludert sakkyndighetsrapport, frem til saken er foreldet.
• Slett alle opplysningene etter foreldelsesfristens utløp.

Den sakkyndige har ansvar for å lage protokoll over alle personopplysninger som lagres i hver sak under og etter at saken er ferdig behandlet i domstolen. Dette følger av GDPR artikkel 30.

I protokollen skal følgende stå

• Formålene med behandlingen.
• En beskrivelse av kategoriene av registrerte personer og kategoriene av personopplysninger.
• Kategoriene av mottakere som personopplysningene er blitt eller vil bli utlevert til.
• Dersom det er mulig, de planlagte tidsfristene for sletting av de forskjellige kategoriene av opplysninger.
• Dersom det er mulig, en generell beskrivelse av de tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltakene nevnt i GDPR artikkel 32 nr. 1.