Før avslutning av praksis er det viktig at privatpraktiserende psykologer kontakter Norsk helsearkiv eller inngår kollegaavtale om overføring av pasientjournaler.
Hvis det ikke er inngått kollegaavtale, må pårørende eller dødsboet/skifteretten kontakte Norsk helsearkiv om psykologen dør eller blir alvorlig syk.
Norsk helsearkiv
Bestemmelsene om journaler knyttet til opphør av virksomhet er regulert i pasientjournalforskriften § 17, og bestemmelsen lyder slik:
«Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, skal de avleveres til Helsedirektoratet eller det organ direktoratet bestemmer. Helsedirektoratet er dataansvarlig for behandlingen av opplysningene etter at de er avlevert.
Journaler som avleveres oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem, og kan deretter tilintetgjøres etter samråd med Riksarkivaren eller avleveres til offentlig arkivdepot. Materialet fra spesialisthelsetjenesten skal behandles som bestemt i helsearkivforskriften».
Helsedirektoratet har bestemt at det er Norsk helsearkiv som skal motta pasientjournalene.
For journaler i offentlige virksomheter, som for eksempel helseforetakenes journaler, skal også de oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem.
Her gjelder arkivlovens bestemmelser om bevaring og kassasjon og sletting. Hovedregelen er derfor at disse journalene ikke kan slettes.
Ved dødsfall eller akutt alvorlig sykdom som gjør psykologen ute av stand til å avvikle sin private praksis, må pårørende eller dødsboet/skifteretten sørge for at journalene blir forsvarlig håndtert.
Journalene skal leveres til Norsk helsearkiv for oppbevaring, men kan alternativt overføres til en annen virksomhet i henhold til kollegaavtale forutsatt at pasientene har fått informasjon om slik kollegaavtale.
Når Norsk helsearkiv har ansvaret for videre oppbevaring, vil de ha ansvaret for at pasienter kan få innsyn i journalen også etter privatpraksisen er lagt ned.
Kollegaavtale
Mange privatpraktiserende psykologer har inngått en skriftlig kollegaavtale som skal sikre en forsvarlig håndtering av både journalarkiv og informasjon til pasienter dersom psykologen selv ikke kan gjøre dette på grunn av sykdom eller død.
Informasjon til pasienter om dette skal komme frem av informasjon gitt til pasienten ved oppstart av behandling. Det vil ofte være vanskelig å få orientert pasienter om slike opphør og overdragelser i ettertid.
Pasienten må kunne nekte å samtykke til slik overføring via kollegaavtale. Pasienten skal også opplyses om at han kan kreve at journalen blir overført til et annet helsepersonell.
Journaler fra private praksiser skal som hovedregel slettes når det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å være bruk for dem. Praksis er at psykologen kan vurdere å tilintetgjøre/slette de journaler som er mer enn ti år gamle etter siste innføring i journalen. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle.
Selv en så gammel journal skal ikke slettes dersom det med rimelighet kan antas at det senere vil bli bruk for den. For eksempel kan erstatningssøksmål mot psykologen bli forsøkt reist også senere enn ti år etter siste kontakt.
Kollegaavtale er inngått mellom psykolog ___ og psykolog ___
Formål med avtalen: Ivareta forsvarlig håndtering av/informasjon til pasienter under behandling og forsvarlig håndtering av pasientjournalene dersom behandlende psykolog er forhindret fra selv å avvikle privatpraksis.
Undertegnede parter gir herved hverandre gjensidig tilgang til pasientarkiver i egen privatpraksis ved sykdom og død. Partene er gjensidig orientert om hvordan få tilgang til journalarkivet.
En forsvarlig avvikling innebærer at alle pasienter som er under behandling, blir kontaktet for en orientering så snart det ut fra praktiske forhold er mulig. Det må unngås at pasienter blir orientert om behandlers sykdom/dødsfall ved oppslag. Den ansvarlige psykolog bestemmer hvordan dette skal skje ut fra prinsippet om at tjenesten skal være faglig forsvarlig. Orienteringen til pasientene må inneholde opplysninger om at praksisen avvikles (eventuelt at det vil komme vikar i praksisen/eller at den blir overført til annen virksomhet). Dessuten mulighet for å få kontakt med andre behandlere (må baseres på avtale om dette med de aktuelle behandlere/poliklinikker), og informasjon om hvor pasientens journal vil bli oppbevart videre.
Når praksis er avviklet på forsvarlig måte, skal journalarkivet overleveres Norsk helsearkiv.
Det lages en kort rapport om hvilke tiltak som er iverksatt. Rapporten sendes Statsforvalteren, Regionalt helseforetak (dersom psykologen har avtale om driftstilskudd), psykologens etterlatte, Psykologforeningen sentralt og lokalt.
Så langt det er mulig bør en bevirke at pasientene gis tilbud om ny behandler. Normalt bør pasienter i en slik situasjon prioriteres høyt. Dersom psykologen har avtale om driftstilskudd, skal avviklingen av praksisen skje i samforstand med det regionale helseforetaket (RHF). Det bør søkes økonomisk dekning fra RHF.
