Oppbevaring av journaler i privat praksis
Ved å drive privatpraksis er du både ansvarlig for å føre journaler og å ha et journalsystem. Slik har den enkelte psykolog også plikt til å sikre forsvarlig oppbevaring av journalene.
Plikten til å føre journal følger av helsepersonelloven § 39 og gjelder alle som «yter helsehjelp», inkludert psykologer som driver privatpraksis.
Som privatpraktiserende har du selv plikt til å opprette et pasientjournalsystem jf. forskrift om pasientjournal § 4. Journalsystemet skal «organiseres slik at det er mulig å etterleve krav fastsatt i lov eller i medhold av lov», slik som å legge til rette for innsyn, tilgang til og utlevering av journal, melde- og opplysningsplikter, redigering, retting og sletting, og sikring mot innsyn fra uvedkommende.
Hovedregelen er at det skal føres elektronisk pasientjournal, jf. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten § 3. Dette tilsier at papirjournaler i utgangspunktet ikke lenger er tillatt. IKT-forskriftens § 8 andre ledd oppstiller imidlertid et unntak fra denne hovedregelen. Direktoratet for e-helse kan gi begrenset dispensasjon fra ett eller flere av kravene i forskriften dersom det vil være «særlig byrdefullt eller vanskelig å oppfylle kravene». Hva som ligger i dette vil vurderes konkret ut fra hver enkelt søknad. Det er typisk små praksiser, der det vil være uforholdsmessig dyrt å gå til anskaffelse av elektronisk journalsystem, som kan få dispensasjon. Videre vil praksiser som har lite kommunikasjon med sektoren ellers kunne få innvilget sin søknad. Hensynet bak regelen om elektronisk føring er nemlig at kommunikasjonen i sektoren skal foregå i samme meldingsformat, og dermed så sømløst som mulig. Dette tilsier at jo større praksis og mer kommunikasjon som foregår, jo mindre er sjansen for å få innvilget dispensasjon. Psykologer som nærmer seg pensjonsalder og som ikke har utstyr for elektronisk føring vil typisk få dispensasjonsadgang.
Dispensasjonen kan gis på eget initiativ fra direktoratet for e-helse eller etter søknad. Søknad sendes til [email protected] og merkes «Søknad om unntak – IKT-standarder». Dersom man ikke får slik dispensasjon må journalene føres elektronisk. Forskriften gjelder både private og offentlige virksomheter innen helse- og omsorgstjenesten som bruker behandlingsrettede helseregistre, jf. pasientjournalloven § 2 bokstav d.
Kravet til oppbevaring og lagring av journaler er regulert i helsepersonelloven og følger av forsvarlighetskravet i § 4 og av taushetspliktreglene i § 21. Nærmere regulering av forsvarlig oppbevaring følger av journalforskriften § 14.
Det skal etableres tilstrekkelige tiltak for å beskytte pasientopplysninger mot skader og uautorisert innsyn jf. § 14. Dette gjelder både ved bruk av papirbasert journal og elektronisk journal. Dersom man har fått dispensasjon til bruk av papirbaserte journaler, skal disse oppbevares i låsbart arkivskap. Privatpraktiserende psykologer med avtale om driftstilskudd skal benytte elektroniske journalsystemer. De etablerte journalsystemleverandørene skal ha programmer og kommunikasjonssystemer som tilfredsstiller lovgivers krav til sikkerhet og taushetsplikt, også i forbindelse med rapportering over linje av opplysninger til Norsk Pasientregister (NPR) og for å levere refusjonskrav over linje til Helfo. Se egen artikkel om ulike leverandører av journalsystemer.
Utgangspunktet er at journaler skal oppbevares slik at uvedkommende ikke får tak i dem, og at helsepersonell som har tjenstlig behov får tilgang til dem. Tiltakene for å ivareta disse kravene må dels være fysisk sikring mot brann, vannskade, innbrudd mv. Videre må journalene oppbevares slik at de ikke er tilgjengelige for andre enn dem som har rett til innsyn. Man må også sørge for at dataskjermer, skrivere og lignende er plassert slik at uvedkommende ikke får kjennskap til pasientopplysninger. Kabler til elektroniske hjelpemidler må ikke ligge lett tilgjengelig for tapping.
Journaler fra private praksiser skal som hovedregel slettes når det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å være bruk for dem, jf. § 14. Praksis er at psykologen kan vurdere å tilintetgjøre/slette de journaler som er mer enn 10 år gamle etter siste innføring i journalen. Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. En gammel journal skal ikke slettes dersom det med rimelighet kan antas at det senere vil bli bruk for den. For eksempel kan erstatningssøksmål mot psykologen bli forsøkt reist også senere enn 10 år etter siste kontakt. Psykologen må selv vurdere oppbevaringstiden ut fra hensynet til å kunne etterprøve hva slags helsehjelp som er gitt. Helsepersonellets behov for dokumentasjon er et relevant hensyn her.
Psykologen kan istedenfor sletting, velge å overføre journaler til f. eks. offentlige eller private arkivdepoter. Avlevering eller deponering skal ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen. Dette kan være offentlige arkivdepot eller i annen oppbevaringsinstitusjon.
Helsedirektoratet om elektronisk journalføring
Søknad om unntak fra forskriften ehelse.no